Werk je voor je evenement registratie nog steeds met excel lijstjes en losse e-mails? Of werk je met een simpele aanmeldformulier waarbij je aan de achterkant nog veel handmatige activiteiten hebt? Of werk je met een standaard deelnemersregistratie systeem waarbij het systeem niet aansluit bij je eigen wensen? Easydus evenement registratie systeem bevat juist alle flexibiliteit om jouw specifieke event in te richten van uitnodiging tot evaluatie. Hierdoor kun je je deelnemers nog beter bedienen en heb je minder handmatige activiteiten. Easydus is daarom ook een uitstekend alternatief voor systemen als Eventbrite. Zo kun je met Easydus naast de event registratie ook relatiebeheer (CRM) doen, standhouders uitnodigen, cateraars informeren en je taken en event projecten bijhouden.
Features evenement software:
...en nog veel meer!
Persoonlijke uitnodigingen versturen
Met Easydus event registratie software kun je per event of activiteit customised uitnodigingen versturen. Hierbij kun je de e-mails vanuit je eigen e-mail adres versturen en kun je deze geheel stylen naar wens.
In deze e-mail is er ook de mogelijkheid om een link naar een vooringevuld formulier met bijvoorbeeld naam en e-mailadres te plaatsen naar het webformulier waarop deelnemers zich kunnen aanmelden. Je kunt elke doelgroep via een eigen persoonlijk e-mail bericht benaderen. Ook elk mogelijke vervolgcommunicatie kan via het Easydus event registratie systeem.
Aanmelden op webformulier
Het webformulier kun je geheel zelf ontwerpen, met een uitgebreid scala aan verschillende soorten vragen en elementen, zoals bijvoorbeeld keuze-vragen, meerkeuze-vragen en teller-vragen met een maximum aantal deelnemers. Het evenement registratie formulier kan worden geïntegreerd in je website of kan via een link in je e-mail worden aangeklikt.
Aanmeldformulieren kunnen tegelijkertijd openbaar zijn als vooringevuld worden verzonden met vooringevulde gegevens van (verschillende type) genodigden. De mogelijkheid bestaat ook om op verschillende momenten gegevens aan te (laten) vullen.
Bevestiging per e-mail
Na het invullen van het webformulier kan er een automatische bevestiging worden gestuurd per e-mail.Je kunt per doelgroep een eigen bevestigingsbericht meesturen. In deze bevestiging kan niet alleen de eventuele factuur worden meegestuurd, maar ook andere gepersonaliseerde documenten, zoals QR-toegangs-tickets, badges, parkeertickets, documenten zoals het persoonlijk programma gekozen door deelnemer of certificaten na deelname.
Betaling door bezoeker
Easydus event registratie software biedt de mogelijkheid voor gratis events, maar ook de mogelijkheid voor betaalde events. In dat geval kan de bezoeker via een link na het formulier en/of in de e-mail direct de betaling doen, bijvoorbeeld via iDeal, PayPal, Mr. Cash, Sofort off Creditcard.
De betaling wordt vervolgens automatisch verwerkt, en een eventuele betaalbevestiging met toegangsbewijs wordt automatisch verzonden. Hierdoor heb je een real-time overzicht van de betalingen en heb je de mogelijkheid om betalingsherinneringen sturen aan bezoekers die nog niet betaald hebben.
Scanning ticket en printen badge
Bezoekers kunnen zich bij binnenkomst laten scannen met hun persoonlijke QR-ticket, toegezonden na aanmelding of betaling. Scanning kan met de gratis App van Easydus die beschikbaar is in de AppStore (IOS) en Play Store (Android) of via handscanners verbonden met een laptop.
Hierdoor heb je direct overzicht van wie er binnen is en wie niet. Deze informatie is real time en online te bekijken. Na het scannen van de QR code bestaat er de mogelijkheid om automatisch en direct de badge voor de bezoeker te printen vanaf elk type printer. Met de Multi-scan optie van Easydus event software kun je ook bijvoorbeeld de scanning doen bij verschillende workshops in één congres of bijeenkomst of scannen bij de in en uitgang.
Evaluatie formulier
Na het event zou je graag de feedback van bezoekers willen ontvangen om het event te evalueren en in de toekomst te verbeteren. Het evaluatie formulier kan geheel naar eigen wens worden ingedeeld, met allerlei verschillende soorten vragen.
De uitkomsten van het evaluatieformulier zijn per deelnemer direct realtime beschikbaar, naast de rest van de eerdere registratie. Uiteraard kan ook anoniem om feedback worden gevraagd.
Web Portaal voor deelnemers
Als extra optie kunt u voor elk evenement een Web Portaal creeren voor deelnemers. Hier kunnen deelnemers documenten downloaden, geinformeerd worden over het evenement of congres en kunnen deelnemers zich aanmelden of afmelden voor de diverse bijeenkomsten. U kunt bij Easydus uw eigen menu samenstellen voor het Web Portaal. Ook kunt u het Web Portaal integreren op uw eigen website of elk gewenste andere website.
Relatie database
Organiseert u diverse congressen en wilt u bijhouden welke deelnemers op welk congres zijn geweest? En wilt u ook nieuwsbrieven versturen aan potentiele of toekomstige deelnemers? Met de relatie database van Easydus definieer je eigen informatie velden die je nodig hebt. Ook kun je automatisch per congres of bijeenkomst bijhouden wie op welk congres is geweest (dus aanwezigheidshistorie). Door de integratie met deelnemersregistratie heb je geen aparte CRM systeem meer nodig om je relaties bij te houden.
Overige activiteiten automatiseren
Door de flexibiliteit van Easydus kun je niet alleen je deelnemersregistratie automatiseren, maar ook bijvoorbeeld het afhandelingsproces voor sprekers automatiseren, automatisch benodigde data met je leveranciers uitwisselen of bijvoorbeeld een standhouders bestelproces automatiseren. Ook kun je een eigen workflow opzetten om een event project te managen en deze te beheren. Heeft u een specifieke wens ten aanzien van het automatiseren van een event proces? Neem contact op met Easydus voor vrijblijvend gesprek en gratis advies.
Stichting Leerorkest
Alice Ferguson
"Op 9 maart 2016 werd het 10-jarig bestaan van het Leerorkest groots gevierd.
Bijna 1100 kinderen uit groep 7 en 8 van Amsterdamse basisscholen traden op samen met Nederlands Philharmonisch Orkest en het koor van De Nationale Opera tijdens een lustrumconcert.
Koningin Máxima, erevoorzitter van het platform ambassadeurs 'Méér Muziek in de Klas', was ook aanwezig. De gasten werden vlekkeloos genodigd en geregistreerd met Easydus.
EYE Filmmuseum
Marnix van Wijk
"Voor het Filmbal hebben we onze save-the-date, uitnodiging en toegangsbewijzen geheel in onze eigen stijl soepel verzonden via Easydus. Bij de ontvangst hebben we met het QR-scannen geen wachtrijen en direct de volgende dag na het feest kon de bedank mail naar de aanwezigen verstuurd.
Zonder Easydus was ons dat nooit gelukt."
RainBowRun040
Frans van Duivenboden
"Binnen de kortste tijd bleek het mogelijk met Easydus alle voorkomende administratieve processen in te richten, van aanmelding deelnemers, vrijwilligers, ontvangen van donaties tot afsluiten van sponsorcontracten.
Ook het ophalen van de deelnemers-pakketten voor de ruim 5000 deelnemers verliep ordentelijk en overizichtelijk. Kortom, de hele bedrijvigheid in één systeem."
De volgende gerenomeerde organisaties maken gebruik van Easydus:
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
