Ledenadministratie systemen vergelijken: welke verenigingen software past bij jou?

Inleiding

Wie op zoek gaat naar nieuwe verenigingen software en ledenadministratie systemen vergelijken wil, ontdekt al snel dat er behoorlijk wat keuze is. Toch zijn ledenadministratie systemen niet één-op-één met elkaar te vergelijken. De ene oplossing richt zich sterk op contributie en betalingen, terwijl een andere juist veel standaardprocessen van een vereniging in één omgeving probeert samen te brengen. Daarnaast zijn er systemen waarbij flexibiliteit en het kunnen inrichten van eigen processen centraal staan.

Om een indruk te geven van de verschillen vergelijken we vier bekende oplossingen: Easydus, AllUnited, ClubCollect en Congressus.

Software	Sterk in	Interessant voor
Easydus	Flexibele inrichting, eigen processen, relatiebeheer, facturatie, evenementen en automatisering	Branche- en beroepsverenigingen en verenigingen met specifieke of complexere processen
AllUnited	Brede verenigingsoplossing met ledenadministratie, financiën en clubfunctionaliteiten	Onder andere sportverenigingen die veel processen in één platform willen combineren
ClubCollect	Contributie-inning en betalingsprocessen	Verenigingen die vooral hun contributie- en betaalproces willen automatiseren. Sportverenigingen zijn hier ook met name doelgroep
Congressus	Ledenadministratie, financiën, communicatie en verenigingsprocessen	Verenigingen die een brede oplossing voor het dagelijkse verenigingsbeheer zoeken

Easydus: ledenadministratie die je kunt aanpassen aan je vereniging

Niet iedere vereniging werkt op dezelfde manier. Zeker bij brancheverenigingen en beroepsverenigingen kan een ledenadministratie veel verder gaan dan een lijst met individuele leden en een jaarlijkse contributiefactuur.

Easydus richt zich daarom sterk op flexibiliteit. De ledenadministratie kan worden ingericht rondom de processen en structuur van de vereniging. Zo kun je eigen velden en kenmerken gebruiken en relaties vastleggen tussen bijvoorbeeld organisaties, contactpersonen en andere onderdelen van de vereniging.

Dat is vooral interessant wanneer je niet alleen individuele leden hebt, maar bijvoorbeeld ook bedrijfslidmaatschappen, meerdere contactpersonen per organisatie, commissies of verschillende typen relaties wilt beheren.

Daarnaast kunnen processen rondom contributie, facturatie en betalingen worden ingericht. Ook communicatie, nieuwsbrieven, evenementen en inschrijvingen kunnen vanuit dezelfde omgeving worden georganiseerd.

Voor beroepsverenigingen kan bovendien de registratie rondom bijvoorbeeld opleidingen, bijeenkomsten of PE-punten relevant zijn.

Een ander belangrijk voordeel van een flexibel systeem is automatisering. In plaats van de werkwijze van de vereniging aan te passen aan de software, kun je processen zo veel mogelijk binnen de software laten aansluiten op de bestaande organisatie.

Vooral geschikt voor: brancheverenigingen, beroepsverenigingen, stichtingen en andere organisaties die meer nodig hebben dan een standaard ledenlijst en waarbij flexibiliteit, automatisering en eigen processen belangrijk zijn.

AllUnited: veel verenigingsprocessen in één omgeving

AllUnited kiest voor een brede aanpak en combineert verschillende onderdelen van het verenigingsbeheer binnen één platform.

Naast ledenadministratie zijn er mogelijkheden rondom contributie en facturatie, financiële administratie, websitefunctionaliteiten en communicatie. Ook zijn er functionaliteiten die specifiek interessant zijn voor sportverenigingen, zoals koppelingen met sportbonden.

Hierdoor kan AllUnited aantrekkelijk zijn voor verenigingen die zoveel mogelijk standaardprocessen binnen één verenigingspakket willen onderbrengen.

Vooral wanneer een vereniging nu verschillende losse systemen gebruikt voor leden, financiën, website en clubcommunicatie, kan zo’n geïntegreerde aanpak interessant zijn.

Vooral geschikt voor: sportverenigingen en andere verenigingen die ledenadministratie, financiën en verschillende clubfunctionaliteiten zoveel mogelijk binnen één platform willen combineren.

ClubCollect: focus op contributie en betalingen

Bij sommige verenigingen is niet zozeer de ledenadministratie zelf het grootste probleem, maar vooral alles wat rondom contributie gebeurt.

Facturen versturen, automatische incasso uitvoeren, controleren wie betaald heeft en achter openstaande bedragen aangaan kan behoorlijk veel administratief werk veroorzaken.

ClubCollect legt een duidelijke nadruk op dit financiële proces. De oplossing biedt mogelijkheden voor contributie, betaalverzoeken, incasso en betalingsherinneringen.

Daarnaast zijn er mogelijkheden voor ledenbeheer, groepen en communicatie. Een interessant verschil is dat ClubCollect ook naast andere systemen gebruikt kan worden. Daardoor kan het bijvoorbeeld een optie zijn wanneer een vereniging tevreden is met de bestaande ledenadministratie, maar het contributieproces verder wil automatiseren.

Vooral geschikt voor: verenigingen waarbij contributie-inning, betalingen en het opvolgen van openstaande bedragen een belangrijk administratief knelpunt vormen.

Congressus: brede software voor verenigingsbeheer

Congressus is eveneens gericht op verenigingen en biedt functionaliteiten voor verschillende onderdelen van het verenigingsbeheer.

Naast ledenadministratie zijn er mogelijkheden rondom financiën, communicatie en activiteiten. Hierdoor kunnen verschillende dagelijkse verenigingsprocessen vanuit één systeem worden uitgevoerd.

Zo’n brede oplossing kan interessant zijn wanneer een vereniging vooral op zoek is naar een pakket waarin veel herkenbare verenigingsprocessen al zijn opgenomen.

Bij de vergelijking met andere systemen is het verstandig om vooral te kijken in hoeverre de standaardmogelijkheden aansluiten op de eigen werkwijze. Heb je afwijkende lidmaatschapsvormen, complexe relaties tussen personen en organisaties of specifieke administratieve workflows? Laat dan tijdens een demonstratie concreet zien hoe de leverancier deze situaties oplost.

Vooral geschikt voor: verenigingen die een brede oplossing zoeken voor ledenadministratie en verschillende dagelijkse verenigingsprocessen.

Easydus, AllUnited, ClubCollect of Congressus?

Welke verenigingen software het beste past, hangt uiteindelijk af van het probleem dat je probeert op te lossen.

Wil je vooral veel herkenbare verenigingsfunctionaliteiten in één omgeving onderbrengen? Dan zijn oplossingen zoals AllUnited en Congressus het bekijken waard.

Ligt het belangrijkste knelpunt bij het innen en opvolgen van contributies? Dan kan de specifieke focus van ClubCollect interessant zijn.

Heb je juist een vereniging met processen die niet eenvoudig in een standaardmodel passen? Dan wordt flexibiliteit belangrijker. Denk aan bedrijfslidmaatschappen met meerdere contactpersonen, verschillende soorten leden en relaties, eigen administratieve workflows, evenementen, communicatie en processen die je verder wilt automatiseren. In dat soort situaties is Easydus interessant om op de shortlist te zetten.

Vergelijk geen vinkjes, maar processen

Een veelgemaakte fout bij het vergelijken van ledenadministratie systemen is het maken van een enorme tabel met functies.

Ledenportaal? Vinkje.
Facturatie? Vinkje.
Evenementen? Vinkje.
Mailings? Vinkje.

Na twintig vinkjes lijken alle systemen vrijwel hetzelfde.

Maar de belangrijkste vraag is niet óf een functionaliteit aanwezig is, maar hoe deze in de praktijk werkt.

Laat iedere leverancier daarom tijdens een demo dezelfde praktijksituaties uitvoeren. Bijvoorbeeld:

1. Schrijf een nieuw individueel lid in.
2. Voeg een bedrijfslid toe met meerdere contactpersonen.
3. Geef verschillende contactpersonen verschillende rollen.
4. Bereken en verstuur de juiste contributie.
5. Laat zien wat er gebeurt wanneer een betaling uitblijft.
6. Selecteer alle leden die aan bepaalde kenmerken voldoen.
7. Verstuur alleen aan deze doelgroep een mailing.
8. Maak een evenement aan en verwerk de inschrijvingen.
9. Laat zien welke gegevens een lid zelf kan wijzigen.
10. Maak een rapportage voor het bestuur.

Voeg vooral een paar voorbeelden toe die specifiek voor jouw vereniging lastig zijn. Juist daarmee worden de verschillen tussen systemen zichtbaar.

Let ook op hoeveel je zelf kunt aanpassen

Nog een criterium dat gemakkelijk wordt vergeten: wat gebeurt er als je vereniging over twee jaar anders gaat werken?

Moet de leverancier iedere wijziging voor je uitvoeren? Kun je zelf velden, formulieren, selecties en processen aanpassen? Kunnen nieuwe workflows worden toegevoegd? En kan het systeem omgaan met nieuwe soorten leden of relaties?

Dat verschil is belangrijk.

Bij eenvoudige verenigingen kunnen vaste standaardprocessen juist prettig zijn. Je wilt dan snel beginnen en zo min mogelijk hoeven inrichten.

Bij brancheverenigingen, beroepsorganisaties en verenigingen met complexere processen kan flexibiliteit juist doorslaggevend zijn. Daar verandert de organisatie regelmatig en moet de software kunnen meebewegen.

De beste verenigingen software is de software die bij je processen past

Er bestaat dus niet één ledenadministratiesysteem dat voor iedere vereniging de beste keuze is.

Een lokale sportvereniging met 400 leden heeft andere behoeften dan een landelijke beroepsvereniging met bedrijfslidmaatschappen, individuele professionals, commissies, evenementen en permanente educatie.

Kijk daarom verder dan prijs en een lijst met functionaliteiten.

Breng eerst je processen in kaart en zoek daarna de software die daarbij aansluit.

Let daarbij vooral op gebruiksgemak, flexibiliteit, automatisering, koppelingen, ondersteuning en de mogelijkheid om de software in de toekomst verder uit te breiden.

Voor organisaties met relatief standaard verenigingsprocessen kunnen oplossingen als AllUnited of Congressus interessant zijn. Voor een specifieke focus op contributie kan ClubCollect relevant zijn. En voor verenigingen die juist veel flexibiliteit zoeken in ledenadministratie, relatiebeheer, evenementen en eigen processen, is Easydus een logische oplossing om mee te nemen in de vergelijking.

Want uiteindelijk wil je niet dat jouw vereniging zich aanpast aan het ledenadministratiesysteem.

Je wilt verenigingen software die zich zoveel mogelijk aanpast aan jouw vereniging.

Klik hier voor meer info over Easydus ledenadministratie